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Ordnung und Sicherheit


Apostillen und Beglaubigungen für Legalisationszwecke

Persönliche Vorsprachen sind ausschließlich nach vorheriger Terminabsprache innerhalb der üblichen Sprechzeiten möglich.

Bitte senden Sie uns Ihre Dokumente mit unserem Antragsformular zu. 

Die Bearbeitungszeit beträgt plus der Postlaufzeiten zurzeit ca. 5 - 15 Arbeitstage.

Von Sachstandsanfragen und Eingangsbestätigungen bitten wir Abstand zu nehmen. Die Bearbeitungsdauer der Anträge verlängert sich durch die Bindung von Personalkapazitäten bei der Bearbeitung derartiger Anfragen, was wir im Interesse aller Antragsteller*Innen vermeiden möchten. Wir sind ausschließlich für die Bearbeitung von Dokumenten aus dem Regierungsbezirk Münster zuständig. Rückfragen zu Dokumenten aus anderen Regierungsbezirken können nicht beantwortet werden.

Deutsche öffentliche Urkunden werden in vielen Fällen im Ausland nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit in einem formellen internationalen Verfahren festgestellt worden ist. Die Verfahrensschritte beinhalten die jeweilige Bestätigung

  • der Echtheit der Unterschrift,
  • der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und
  • der Echtheit des Siegels

mit denen die Urkunden versehen sind.


Apostille

Ein Verfahren zur Echtheitsbescheinigung ist die Beglaubigung mit der sogenannten „Haager Apostille“. Eine Apostille wird für die Staaten benötigt, die dem Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation beigetreten sind (Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961). In diesem Fall erteilt eine dazu bestimmte deutsche Behörde die Apostille auf der Urkunde. Eine Beteiligung des Konsularbeamten ist nicht mehr erforderlich.


Beglaubigung für Legalisationszwecke

Die Beglaubigung ist ein weiteres Verfahren der amtlichen Bestätigung, das von einer bestimmten deutschen Behörde auf der inländischen öffentlichen Urkunde vorgenommen wird. Danach erfolgt die Legalisation der beglaubigten öffentlichen Urkunden. Diese erfolgt durch einen Beamten der Botschaft oder des Konsulats des Staates, in dem die Urkunde benötigt wird. Einige Auslandsvertretungen verlangen vor der Legalisation eine Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten in Brandenburg.


Beglaubigung für Legalisationszwecke mit Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Für die folgenden Staaten ist eine Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten erforderlich:

  • Afghanistan
  • Volksrepublik Bangladesch
  • Union Myanmar (Birma)
  • Republik Irak
  • Islamische Republik Iran (außer Hochschulzeugnisse)
  • Königreich Jordanien
  • Königreich Kambodscha
  • Staat Katar
  • Libanesische Republik (nur Urkunden aus dem Uni- bzw. Hochschulbereich)
  • Republik Mali
  • Mauretanien
  • Königreich Nepal
  • Republik Ruanda
  • Republik Senegal
  • Demokratische Republik Somalia
  • Republik Sudan
  • Arabische Republik Syrien
  • Taipeh-Handelsbüro, Visa-Abteilung (nur Urkunden aus dem Justizbereich)
  • Republik Togo
  • Vereinigte Arabische Emirate (außer für Handelsurkunden)


Welche Urkunden werden von der Bezirksregierung fürs Ausland beglaubigt

Die Bezirksregierung Münster beglaubigt alle im Regierungsbezirk Münster ausgestellten öffentlichen Urkunden, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind.

Karte Regierungsbezirk Münster

Karte des Regierungsbezirks Münster mit seinen fünf Kreisen und drei kreisfreien Städten © Bezirksregierung Münster

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Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum CIEC-Verfahren  und zur EU-Apostillen-Verordnung.

Öffentliche Urkunden sind beispielsweise

  • Aufenthalts-, Melde- oder Ledigkeitsbescheinigungen; Ausstellungsdatum nicht älter als 3 Monate
  • Personenstandsurkunden wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden, Sterbeurkunden und änhliche; Hinweis: Es können nur Urkunden ohne Zusatz wie beispielsweise nur für Kindergeld etc. fürs Ausland beglaubigt werden
  • Urkunden der Jugendämter wie beispielsweise Vaterschaftsanerkennungen; eine Beglaubigung kann nur im schriftlichen Verfahren erfolgen
  • Ärztliche Bescheinigungen müssen vorab von der Ärztekammer Westfalen-Lippe vorbeglaubigt werden.
  • Hochschulurkunden wie Diplome, Semesterbescheinigungen und ähnliche müssen durch die zeichnungsberechtigten Mitarbeiter des Studierendensekretariats der Universität Münster vorbeglaubigt werden
    Kopien werden nur akzeptiert, wenn sie im Studierendensekretariat amtlich beglaubigt wurden.
  • Schulzeugnisse; eine Beglaubigung kann nur im schriftlichen Verfahren erfolgen, Kopien sind zuvor vom Aussteller des Originalzeugnisses amtlich zu beglaubigen
  • Zertifikate der Veterinärämter
  • Bescheinigungen der Finanzämter (z. B. Ansässigkeitsbescheinigungen)
    Bitte geben Sie bei der Vorlage von Bescheinigungen für Griechenland immer Ihre Steuernummer mit an. Diese Bescheinigungen können nur im schriftlichen Verfahren bearbeitet werden.
  • Jagdscheine für die Tschechische Republik – es kann nur eine von der Unteren Jagdbehörde amtlich beglaubigte Kopie für die Tschechische Republik apostilliert werden.

Besonderheiten für Urkunden, die nach dem CIEC-Übereinkommen ausgestellt werden

Deutsche Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die nach dem Muster des Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personen­stands­wesen (CIEC) ausgestellt werden, sind in den anderen Vertragsstaaten von jeder Förmlichkeit befreit.

Sie erhalten für diese Urkunden keine Apostille oder Beglaubigung für Legalisationszwecke.

Vertragsstaaten des Wiener CIEC-Übereinkommens vom 08.09.1976 (Ausstellung mehrsprachiger Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden – Formular A, B, C) für die Sie keine Apostille oder Beglaubigung für Legalisations­zwecke erhalten, sind:
Belgien, Bosnien-Herzegowina, Bulgarien, Estland, Frankreich, Italien, Kap Verde, Kroatien, Litauen, Luxemburg, Mazedonien, Moldau, Montenegro, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweiz, Serbien, Slowenien, Spanien, Türkei.

Vertragsstaaten des Münchener CIEC-Übereinkommens vom 05.09.1980 (Ausstellung mehrsprachiger Ehefähigkeitszeugnisse), für die Sie keine Apostille oder Beglaubigung für Legalisationszwecke erhalten, sind:
Griechenland, Italien, Luxemburg, Moldau, Niederlande, Österreich, Portugal, Schweiz, Spanien, Türkei.


Besonderheiten für Urkunden, nach der EU-Apostillen-Verordnung

Durch Inkrafttreten der Verordnung (EU) 2016/1191 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 6. Juli 2016 zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union (EU-Apostillen-Verordnung) am 16. Februar 2019 werden folgende Urkunden von der Pflicht zur Apostillierung befreit:

  • Geburtsurkunden
  • Lebendbescheinigungen
  • Sterbeurkunden
  • Namensurkunden
  • Eheurkunden (einschließlich Ehefähigkeitszeugnis und Familienstand)
  • Urkunden bzw. Beschlüsse zur Ehescheidung, Trennung ohne Auflösung des Ehebandes oder Ungültigkeitserklärung einer Ehe
  • Urkunden über eine eingetragene Partnerschaft (einschließlich der Bescheinigung zur Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen, und Status der eingetragenen Partnerschaft)
  • Urkunden bzw. Beschlüsse zur Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, Trennung ohne Auflösung der eingetragenen Partnerschaft oder Ungültigkeitserklärung der eingetragenen Partnerschaft
  • Abstammungsurkunden
  • Adoptionsurkunden
  • Meldebescheinigungen
  • Staatsangehörigkeitsurkunden
  • Bescheinigungen zur Vorstrafenfreiheit
  • Öffentliche Urkunden bezüglich des aktiven und passiven Wahlrecht bei Kommunalwahlen und Wahlen zum Europäischen Parlament

Die Europäische Union umfasst folgende Länder:
Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, die Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn und Zypern.


Hinweise DataFlowGroup

Den Bezirksregierungen ist bekannt, dass sich in Verfahren der Überprüfung der Echtheit von Approbationen die ausländischen Gesundheitsbehörden der Länder des mittleren Osten des Dienstleisters DataFlow Group bedienen. Ärzte, welche beispielsweise in arabischen Staaten tätig werden möchten, werden im Rahmen eines Lizenzverfahrens der dortigen Gesundheitsbehörde auf die Internetseite des Dienstleisters DataFlow Group geleitet, um die entsprechenden erforderlichen Dokumente und Approbationsurkunden auf ihre Echtheit überprüfen zu lassen.

Dieses Überprüfungsverfahren steht der gängigen Verwaltungspraxis in NRW entgegen. Denn für eine ärztliche Tätigkeit im Ausland ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung, ein sogenanntes "Certificate of good standing" - COGS - bei der jeweiligen Bezirksregierung zu beantragen, in deren Zuständigkeitsbereich die Ärztin oder der Arzt zuletzt tätig war. Das COGS ist international anerkannt und bestätigt, dass gegen den Arzt oder die Ärztin keine berufs- oder disziplinarrechtlichen Maßnahmen getroffen oder eingeleitet worden sind. Es wird als gängiges Verfahren für Ärztinnen und Ärzte, welche beispielsweise in den USA, England, der Schweiz oder Australien tätig werden möchten, akzeptiert.

In Hinsicht auf die Verwaltungspraxis, bitte ich Sie um Verständnis dafür, dass eine E-Mail-Nachricht von den jeweiligen Bezirksregierungen gegenüber der DataFlow Group als einzige Bestätigungsform und als Nachweis der Echtheit der Approbation nicht genügt.

Bitte wenden Sie sich in dem Überprüfungsverfahren an die für Sie verantwortliche Bezirksregierung in Nordrhein-Westfalen, Dezernat 24. Die Bezirksregierungen sind vom Gesundheitsministerium informiert worden, dass die Antragstellerinnen und Antragsteller bereits in einem frühen Stadium ihres Antrags auf das Erfordernis des COGS hinzuweisen sind.

Anfragen von Dienstleistern, wie z. B. DataFlow Group, zur Bestätigung der Echtheit dort vorgelegter Urkunden und Dokumente oder ob die ausstellende Behörde die Ausstellung bestätigt oder der Sachbearbeiter tatsächlich zur Ausstellung berechtigt war, werden in keinem Fall beantwortet, auch wenn eine schriftliche Einverständniserklärung des Bewerbers zur Auskunftserteilung vorgelegt wird.


Antragsverfahren und Kosten

Die Dokumente können mit einem formlosen Antrag (DIN A 4) schriftlich der Bezirksregierung zugesandt werden. Wichtig ist die Absenderangabe und die Angabe des Landes, in dem die Urkunde vorgelegt werden soll. Die Bearbeitungszeit beträgt plus der Postlaufzeiten zurzeit ca. 5 - 15 Arbeitstage. Es ist deshalb ratsam, die Auslandsbeglaubigung frühzeitig zu beantragen. Von Sachstandsanfragen und Eingangsbestätigungen bitten wir Abstand zu nehmen. Die Bearbeitungsdauer der Anträge verlängert sich durch die Bindung von Personalkapazitäten bei der Bearbeitung derartiger Anfragen, was wir im Interesse aller Antragsteller*Innen vermeiden möchten.

Für die Bearbeitung muss die Urkunde im Original eingereicht werden. Da alle Eingangspost automatisch gescannt wird, reichen Sie uns Ihre Dokumente möglichst mit unserem Antragsformular ein. Falls es Ihnen nicht möglich ist, fertigen Sie einen eigenen Antrag (großes Blatt, DIN A 4 - keine kleinen Zettel) nach Vorgabe unseres Antragsformulars an. Wichtig: Bitte vermerken Sie deutlich Originaldokumente – NICHT scannen auf dem Antrag.

Ohne detaillierten Antrag (Name, Anschrift, Angabe des Landes, Unterschrift) können Ihre Dokumente nicht bearbeitet werden. Oder Sie verwenden unser Antragsformular, siehe Downloads.

Antragsverfahren aus dem Ausland

Antragsteller, die im Ausland wohnen, müssen die Gebühr für die Apostille oder Beglaubigung für Legalisationszwecke per Vorkasse, gebührenfrei für den Empfänger, begleichen. Vor Antragstellung sollte telefonisch oder per E-Mail mit einem der Ansprechpartner der Bezirksregierung Münster Kontakt aufgenommen werden. Eine Gebührenrechnung mit Bankdaten wird dann an den Antragsteller übermittelt.

Kosten

Für die Erstellung einer Apostille oder Beglaubigung wird in der Regel pro Dokument eine Verwaltungsgebühr in Höhe von

25,00 Euro bis 75,00 Euro

erhoben. Im schriftlichen Verfahren liegt der behördlichen Post eine Gebührenrechnung bei, die per Überweisung bis zum Fälligkeitstermin zu begleichen ist.

Bei Besuch in der Behörde ist grundsätzlich bar zu bezahlen.

Bei Versendung ins Ausland wird zusätzlich ein Aufschlag von 10,00 Euro für das Auslandsporto in Rechnung gestellt.


Infobereich Öffnungszeiten, Kontakte, Anfahrt und Aktuelles

Persönliche Vorsprachen sind ausschließlich nach vorheriger Terminabsprache innerhalb der üblichen Sprechzeiten möglich.

Bitte senden Sie uns Ihre Dokumente mit unserem Antragsformular zu. 

Servicezeiten

Montag und Mittwoch

10:00 Uhr bis 11:30 Uhr und
13:00 Uhr bis 15:00 Uhr

Hotline

Telefon: +49 251 411-3103

Montag bis Mittwoch, Freitag
08:30 Uhr bis 10:00 Uhr

Donnerstag
13:30 Uhr bis 15:00 Uhr

Wir sind ausschließlich für die Bearbeitung von Dokumenten aus dem Regierungsbezirk Münster zuständig. Rückfragen zu Dokumenten aus anderen Regierungsbezirken können nicht beantwortet werden.

Gerne können Sie Ihre Fragen auch per E-Mail stellen: apostillen@brms.nrw.de

Besucheranschrift

Bezirksregierung Münster
Marga-Spiegel-Haus
Joseph-König-Str. 3 
48147 Münster

Postanschrift

Bezirksregierung Münster
Dezernat 21
48128 Münster


Zuständigkeit für andere Urkunden

  • Führungszeugnis (Auszug aus dem Bundeszentralregister) zuständig: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten in Brandenburg beziehungsweise Bundesamt für Justiz (bei Beglaubigungen)
  • Urkunden von Bundesbehörden: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten in Brandenburg oder die jeweilige Bundesbehörde selbst
  • Gerichtliche Urkunden (beispielsweise Scheidungsurteile): Landgericht
  • Private Urkunden, wie beispielsweise Vollmachten - nach notarieller Beglaubigung: Landgericht
  • Übersetzungen von allgemein ermächtigten Übersetzern: Landgericht
  • Ausländische Urkunden: Das jeweilige Land, aus dem die Urkunde stammt

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Rechtsvorschriften

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Zusätzliche Informationen

Servicezeiten

Nur nach vorheriger Terminvereinbarung!
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13:00 Uhr bis 15:00 Uhr

Hotline

+49 (0)251 411-3103

Montag bis Mittwoch, Freitag
08:30 Uhr bis 10:00 Uhr

Donnerstag
13:30 Uhr bis 15:00 Uhr

apostillen@brms.nrw.de

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