Nachprüfungsverfahren
Geht bei der Vergabekammer ein Nachprüfungsantrag ein, wird zunächst summarisch geprüft, ob der Antrag offensichtlich unzulässig oder unbegründet ist. Dabei prüft die Kammer zunächst, ob eine Rüge erfolgt und der jeweilige EU-Schwellenwert erreicht oder überschritten ist. Ist beides der Fall, übermittelt die Kammer den Nachprüfungsantrag an den öffentlichen Auftraggeber oder die öffentliche Auftraggeberin. Da der Zuschlag oft unmittelbar bevorsteht, muss die summarische Prüfung in der Regel innerhalb weniger Stunden erfolgen.
Zuschlagsverbot
Die Vergabekammer übermittelt dem öffentlichen Auftraggeber oder der öffentlichen Auftraggeberin eine Kopie des Antrags. Der Zugang des Antrags löst ein Zuschlagsverbot aus. Danach darf der Auftraggeber oder die Auftraggeberin den Zuschlag so lange nicht erteilen, bis die Vergabekammer über den Antrag entschieden hat. Ein dennoch erteilter Zuschlag wäre unwirksam.
Vergabeakten
Zeitgleich mit der Übermittlung der Antragskopie fordert die Vergabekammer beim Auftraggeber oder bei der Auftraggeberin die Vergabeakte an. Diese besteht aus allen Unterlagen, die das von ihm oder ihr durchgeführte Vergabeverfahren dokumentieren.
Nachdem die Vergabeakte bei der Kammer eingegangen ist, können die am Verfahren Beteiligten auf Antrag Akteneinsicht erhalten. Die Einsicht in die Unterlagen ist allerdings zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen, geboten ist.
Beiladung
Die Vergabekammer prüft die Vergabeakten darauf, ob die Interessen eines anderen Unternehmens von der Entscheidung der Kammer schwerwiegend berührt sein könnten. Ein solches Unternehmen (Bieter:in) wird dem Nachprüfungsverfahren beigeladen. Üblich ist es, Bieter:innen beizuladen, für die im Vergabeverfahren bereits ein Zuschlag vorgesehen ist und auf deren Position sich das Nachprüfungsverfahren deshalb negativ auswirken könnte. Durch die Beiladung können diese Bieter:innen sich am Verfahren beteiligen und ihre Rechte wahrnehmen.
Aufklärung des Sachverhalts
Die Vergabekammer überprüft den Sachverhalt vorrangig auf die Punkte, die die Beteiligten als vergaberechtswidrig beanstanden. Die Beteiligten sollten deshalb alles vortragen, was für die Aufklärung des Sachverhaltes relevant sein könnte. Darüber hinaus überprüft die Vergabekammer die Ausschreibungsunterlagen von Amts wegen auf schwerwiegende Vergaberechtsverstöße.
Mündliche Verhandlung
Nachdem die Beteiligten sich schriftlich ausgetauscht haben, findet die mündliche Verhandlung statt. Hierzu lädt die Vergabekammer Antragsteller:innen, Antragsgegner:innen sowie Beigeladene ein und gibt allen die Möglichkeit, zu dem Nachprüfungsantrag Stellung zu nehmen.
Zur Unterstützung dürfen die Beteiligten auch weitere Personen zur mündlichen Verhandlung mitbringen, zum Beispiel Vertreter:innen von Ingenieurbüros, die mit der Ausschreibung befasst waren, oder Sachverständige, die von den Beteiligten beauftragt wurden. Sie werden nur dann vor der Kammer gehört, wenn diese es für erforderlich hält. Kosten können sie nur ersetzt bekommen, wenn sie zuvor ausdrücklich zur mündlichen Verhandlung geladen wurden. Erscheinen geladene Beteiligte nicht in dem Verhandlungstermin oder sind nicht ordnungsgemäß vertreten, kann die Kammer gleichwohl in der Sache verhandeln und entscheiden.
Die mündliche Verhandlung ist vergleichbar mit einer Gerichtsverhandlung. Zunächst wird der Sachverhalt vorgetragen. Die für die Entscheidung relevanten Punkte erörtert die Kammer mit den anwesenden Beteiligten. Soweit erforderlich, führt die Vergabekammer auch eine Beweisaufnahme durch.
Beschluss
Im Anschluss an die mündliche Verhandlung entscheidet die Vergabekammer mit einem Beschluss, der für alle Beteiligten bindend ist. Ihre Entscheidung trifft und begründet die Vergabekammer in der Regel innerhalb von fünf Wochen nach Eingang des Nachprüfungsantrags. Gegen den Beschluss kann innerhalb von zwei Wochen, nachdem er zugestellt wurde, Beschwerde beim Oberlandesgericht Düsseldorf eingelegt werden.