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Ulrike Göcke (links) und Angelika Mapapa (rechts) beglaubigten jedes Jahr rund 3000 Dokumente.

Münster. Eigentlich hatte der deutsche Stefan M. seine Hochzeit in Serbien bis ins kleinste Detail geplant. Von den Gästen und der Sitzordnung über die Tischdekoration bis zum Essen und der Musik – alles war bereits Wochen und Monate vorher organisiert.

In letzter Minute wäre dieser schöne Hochzeitstraum jedoch fast wie eine Seifenblase zerplatzt. Kurz vor der Trauung fragt der serbische Standesbeamte nach der Echtheitsbestätigung der Personenstandsurkunde. Entsetzt stellt Stefan M. fest, dass sein Ehefähigkeitszeugnis nicht apostilliert und somit in Serbien nicht gültig ist. Schnell ist klar, dass es ohne dieses Dokument keine Hochzeit geben wird.

Stefan M. ist nicht bereit, auf seine Traumhochzeit zu verzichten und macht sich noch im Smoking auf den langen Weg zurück nach Deutschland. Nur dort kann er die Echtheit seines Dokumentes bestätigen lassen. Da es keine Zeit zu verlieren gibt, erkundigt er sich bereits während der Fahrt bei einem Freund nach der zuständigen Behörde. Er erfährt, dass er sich an Bezirksregierung wenden muss.

Am nächsten Morgen erhält Ulrike Göcke, Mitarbeiterin der Apostillenstelle der Bezirksregierung Münster, einen Anruf von Stefan M. Er befinde sich bereits kurz vor Münster und bräuchte überaus dringend eine Apostille auf seinem Dokument.

In diesem Fall können Ulrike Göcke und ihre Kollegin Angelika Mapapa die Echtheit des Dokumentes schnell bestätigen und einen erleichterten Stefan M. samt gültigem Dokument zurück nach Serbien schicken. Die Hochzeit findet mit ein paar Tagen Verspätung und einem übermüdeten Bräutigam doch noch statt.

Solche Vorfälle sind für die beiden Mitarbeiterinnen der Bezirksregierung Münster nichts Außergewöhnliches. "Stefan M. ist bei weitem nicht der Einzige, der noch nie von einer Apostille gehört hat. Fast jede Woche kommen Bürger in allerletzter Minute zu uns, weil sie nicht wussten, dass ihre Dokumente erst mit Echtheitsbestätigungen im Ausland akzeptiert werden", erzählt Ulrike Göcke.

Leider kann besonders die Echtheit von älteren Dokumenten nicht immer am selben Tag bestätigt werden. Liegt keine Unterschriftprobe zum Vergleich vor, so müssen Ulrike Göcke und Angelika Mapapa zuerst Kontakt mit dem zuständigen Standesbeamten aufnehmen, um sich von der Echtheit zu überzeugen. Aus diesem Grund empfehlen beide Mitarbeiterinnen der Bezirksregierung, sich unbedingt rechtzeitig darüber zu informieren, welche Länder Apostillen oder Beglaubigungen verlangen.

Im Durchschnitt kommen jeden Tag vier bis fünf Bürger in die Bezirksregierung, um die Echtheit von verschiedenen Urkunden und Dokumenten bestätigen zu lassen. Allein im Jahr 2007 hat die Bezirksregierung 2957 Mal die Unterschriften und Siegel auf verschiedenen Papieren aus dem Regierungsbezirk Münster beglaubigt. Bereits heute ist abzusehen, dass diese Zahl in 2008 sogar noch steigen wird.

Vor allem Bürger aus Russland, Thailand, der Ukraine und Syrien sowie den Arabischen Emiraten, Brasilien und Argentinien lassen sich häufig deutsche Dokumente beglaubigen. "Beispielsweise kommen ausländische Frauen sehr oft nach ihrer Hochzeit in Deutschland zu uns" sagt Angelika Mapapa. "Diese Frauen können nämlich erst dann den Nachnamen ihres Mannes annehmen, wenn die deutsche Heiratsurkunde im Heimatland akzeptiert wird." Zu diesem Zweck wird die Urkunde mit einer Apostille versehen.

Neben Privatpersonen beantragen seit 2007 auch immer mehr Firmen die Bestätigung von Exportpapieren und Ansässigkeitsbescheinigungen, um beispielsweise Medikamente exportieren oder einen Standort im Ausland aufbauen zu dürfen.

Die Echtheit von Urkunden kann in zwei unterschiedlichen Verfahren bestätigt werden: Durch eine Beglaubigung oder eine Apostillisierung.

Die Beglaubigung der Urkunde ist zunächst Aufgabe der Bezirksregierung. Anschließend erfolgt die Legalisation der Urkunde durch die Botschaften und Konsulate des Staates, in dem die Urkunde benötigt wird. Einige Auslandsvertretungen, wie beispielsweise der Irak, Syrien oder Saudi-Arabien, verlangen darüber hinaus vor der Legalisation eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt in Köln.

Ein anderes Verfahren ist die Echtheitsbescheinigung durch die "Haager Apostille". Dieses Vorgehen trifft auf alle 83 Länder zu, die dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 beigetreten sind. Die Urkunde ist durch die Apostille von der Legalisation befreit.

Umfassende Informationen über die verschiedenen Verfahren finden Sie auf der Internetseite der Bezirksregierung Münster unter www.bezreg-muenster.nrw.de oder telefonisch bei den Mitarbeiterinnen der Apostillenstelle (0251/411-3113 oder 0251/411-3103). Darüber hinaus hat die Bezirksregierung Münster kürzlich eine Informationsbroschüre mit dem Titel "Apostillen und Beglaubigungen für Legalisationszwecke" erstellt. Sie steht auf der Homepage der Bezirksregierung Münster als Download zur Verfügung und liegt in den Bürgerbüros und Standesämter des Bezirks aus.

Textversion Informationskasten:

Zwei unterschiedliche Verfahren zur Echtheitsbestätigung von Urkunden:

1. Beglaubigung:

• 1. Schritt: Beglaubigung durch die Bezirksregierung
• 2. Schritt: Legalisation durch die Botschaften und Konsulate des Staates, in dem die Urkunde benötigt wird (einige Staaten verlangen vorher eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt)

2. Apostille:

• Apostille wird von der Bezirksregierung auf der Urkunde erteilt (möglich für alle Staaten, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind)